7 ข้อผิดพลาด จากการทำ OKRs แบบผิดๆ หลายองค์กรพบว่า ใช้ OKRs มาเป็นปี ทำไมผลงานองค์กรไม่ดีขึ้น จึงขอสรุปการใช้ OKRs ที่องค์กรต่างๆมักทำผิดพลาด ดังนี้ 1. กำหนด OKRs ที่ถูกที่ใช่ ไม่เป็น ไม่ตอบโจทย์องค์กร สาเหตุสำคัญที่ทำให้หลายองค์กร กำหนด OKRs ในระดับต่างๆได้ไม่ตอบโจทย์องค์กร ก็เพราะ พนักงานไม่เคยได้รับรู้ ไม่เข้าใจภาพรวมทิศทางองค์กรว่า ผู้บริหารองค์กร มีกลยุทธ์ที่จะนำองค์กรไปในทิศทางใด และอาจไม่เคยวิเคราะห์ถึงปัจจัยความสำเร็จขององค์กรคืออะไร และโจทย์สำคัญที่องค์กรต้องการมีอะไรบ้าง ที่เป็นเช่นนี้เพราะพนักงานบางคนให้ความสนใจเพียงแค่งานที่ตนเองรับผิดชอบ หรือเป็นผู้บริหารองค์กรเอง ที่ไม่เคยสื่อสารทิศทางองค์กรที่พนักงานทราบอย่างเหมาะสม ดังนั้นพอจะต้องกำหนด OKRs ในทุกระดับให้ตอบโจทย์องค์กร เป็นเป้าหมายที่ท้าทายและสร้างสรรค์ หลายองค์กรจึงกำหนดได้เพียงแค่ OKRs พื้นฐานทั่วไปที่รู้ๆกันอยู่แล้ว ในเมื่อเริ่มต้นจากการกำหนด OKRs จากโจทย์ที่ไม่ถูกต้องตรงประเด็น กระบวนการหลังจากนั้นถึงแม้จะทำได้ดี ก็เหมือน ทำงานไม่ตอบโจทย์สำคัญ หรือเน้นเป้าผิดเรื่อง ซึ่งกระบวนการที่ทำคนในองค์กรจะสามารถกำหนด OKRs ได้ถูกต้องนั้นต้องมีการวิเคราะห์โจทย์องค์กรจากวิสัยทัศน์พันธกิจ และวิเคราะห์ปัจจัยสำเร็จขององค์กรที่สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบัน และสามารถกำหนดเพิ่มเติมจากสิ่งที่ผู้บริหารต้องการจะเห็น โดย OKRs นั้นแบ่งเป้าหมายเป็น 2 กลุ่มหลัก คือเป้าหมายพื้นฐานและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ และควรดึงเฉพาะเรื่องที่สำคัญ ต้องการ Focus ให้สำเร็จในช่วงนั้นมาดำเนินการ ดังนั้นองค์กรของเราต้องรู้ว่าเป้าหมายแบบไหนที่เราเหมาะจะมากำหนดเป็น OKRs 2. ทำ OKRs ให้สอดคล้องกันจริงๆ ไม่เป็น ปัญหาสำคัญขององค์กรในการกำหนด OKRs ให้มีประสิทธิภาพนั้นคือการทำให้ OKRs ของทุกส่วนในองค์กร สอดคล้องกันทั้งในแนวตั้งและแนวนอน หลายองค์กรไม่สามารถทำให้สอดคล้องกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจาก ความไม่เข้าใจโครงสร้างความสอดคล้องกับเป้าหมายด้านต่างๆในองค์กรที่ชัดเจน ขาดวิธีการ เครื่องมือที่ดีในการกำหนด OKRs ร่วมกันของบุคลากร หรือกำหนด OKRs กันแบบ Top Down หรือ Bottom up เพียงอย่างเดียว และไม่สามารถทำให้บุคลากรเกิดความรู้สึกเป็นเจ้าภาพร่วมในเป้าหมายด้านต่างๆขององค์กรได้ แนวทางที่จะทำให้คนในองค์กรกำหนด OKRs ให้สอดคล้องกันได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องทำให้คนในองค์กรเห็นภาพเดียวกันว่าองค์กรเราจะไปในทิศทางใดมีเป้าหมายระยะยาวอะไรบ้าง ด้วยการสื่อสารจากผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้บุคลากรเข้าใจโครงสร้างของเป้าหมายที่สอดคล้องกันว่าเป็นอย่างไร และต้องมีกระบวนการในการกำหนด OKRs แบบให้ทุกคนมีส่วนร่วม เพื่อให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าภาพและยอมรับในเป้าหมายที่กำหนดร่วมกัน ด้วยเหตุด้วยผล เพื่อจะได้ร่วมกันขับเคลื่อนให้สำเร็จร่วมกันด้วยความเต็มใจ 3. ขาดวิธีการสร้างการมีส่วนร่วม ความเต็มใจ ที่ถูกที่ใช่ หัวใจของการทำระบบ OKRs ให้สำเร็จนั้นข้อที่ยากข้อหนึ่งคือการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมด้วยความเต็มใจ สาเหตุที่หลายองค์กรทำผิดพลาดนั้นเนื่องจาก ความไม่เข้าใจที่ชัดเจนในแก่นของระบบ OKRs บ้างก็คิดว่าเป็นเพียงระบบที่ใช้กำหนดเป้าหมายเพื่อวัดผลเท่านั้น แต่ที่จริงแล้วโอเคคือระบบบริหารผลงานที่ทำให้เรามีเป้าหมายในการทำงานและมีวิธีการขับเคลื่อนให้สำเร็จตามเป้าหมาย และ OKRs ก็ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อนำไปจ่ายผลตอบแทนโดยตรง ดังนั้นหัวใจสำคัญคือที่ต้องสร้างความร่วมแรงร่วมใจกันของพนักงานให้เกิดขึ้นให้ได้ สิ่งแรกที่ต้องสร้างให้ได้คือ ทัศนคติของพนักงานที่มีต่อระบบ OKRs ต่อองค์กร ทำไปแล้วองค์กรจะได้อะไรเขาจะได้อะไร ดังนั้นโจทย์สำคัญคือการสร้างความรู้สึกเป็น Ownership และสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานในการทำระบบ OKRs ให้สำเร็จตามเป้าหมาย และต้องมีกระบวนการเครื่องมือที่ดีในการทำให้เกิดการมีส่วนร่วมในทางปฏิบัติ ซึ่งต้องดำเนินการอย่างเข้าใจในระบบเป็นอย่างดี 4. นำ OKRs ไปจ่ายผลตอบแทน การที่หลายองค์กรนำระบบ OKRs เอาไปจ่ายผลตอบแทนเป็นอีกหนึ่งสาเหตุที่ทำให้ระบบนี้ไม่ประสบความสำเร็จเนื่องจากพนักงานก็มีข้อสงสัยว่าเดิมเราใช้ระบบ KPIs ในการประเมินผลประจำปีจ่ายผลตอบแทนอยู่แล้ว ถ้านำโอเคเอามาแทน KPIs แล้วมันจะต่างกันอย่างไร ซึ่งแท้จริงเราได้ทราบไปแล้วว่า OKRs มีไว้เพื่อเป็นเป้าหมายในการทำงานและเป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จ ผลเสียสำคัญคือ หาก OKRs ที่กำหนดนั้นถูกเชื่อมโยงกับเงินเดือนหรือโบนัสที่พนักงานจะได้ แล้วเราก็พยายามให้พนักงานร่วมกันกำหนด OKRs สุดท้ายแล้วเราจะได้ OKRs ที่ไม่ท้าทาย ไม่สร้างสรรค์ มีแต่หัวข้อ OKRs เดิมๆพื้นฐาน เพราะถ้าตั้ง OKRs ยากเกินไปก็จะมีโอกาสไม่ประสบความสำเร็จและที่สำคัญก็จะไม่เกิดการกำหนดเป้าหมายร่วมกันและรับผิดชอบร่วมกันเพราะไม่มีใครอยากตกผลการประเมินจากการทำงานไม่สำเร็จของผู้อื่นที่รับผิดชอบ OKRs เดียวกัน ทางแก้ปัญหานี้คือไม่ใช้ OKRs เป็นเครื่องมือในการจ่ายผลตอบแทนโดยตรง เพราะแก่นของ OKRs คือการมีเป้าหมายที่ถูกที่ใช่ไว้ทำงาน และการมีวิธีการที่ดีในการขับเคลื่อนเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จ ทั้งการทำแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนและการขับเคลื่อนคนให้มีส่วนร่วม มุ่งมั่นทุ่มเทต่อความสำเร็จต่อเป้าหมายนั้นๆ 5. จัดตามทฤษฎี ต้องมี OKRs ทุกระดับ ทุกไตรมาส หลายองค์กรเวลานำระบบ OK ไปใช้ก็ต้องการระบบที่สมบูรณ์แบบเพราะดูจากหลักการแล้วการกำหนด OKRs สามารถกำหนดได้ในทุกระดับ ทั้งระดับองค์กร, ระดับหน่วยงาน และระดับบุคคลแต่ในความเป็นจริงแล้วหากองค์กรใดกำหนดในทุกระดับโดยที่ยังขาดความรู้ความเข้าใจที่แท้จริงและไม่มีความพร้อมในการดำเนินการที่ดีพอ ก็จะทำให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี เนื่องจากเวลาบุคลากรมี OKRs ส่วนบุคคล บุคลากรก็มักจะไปเน้นความสนใจใน OKRs บุคคลมากกว่าส่วนขององค์กรหรือหน่วยงาน โดยเฉพาะองค์กรที่ทำ OKRs แล้วไม่มีการกำหนดสัดส่วนความสำคัญของ OKRs แต่ละข้อก็จะทำให้บุคลากรโฟกัสที่ OKRs ส่วนบุคคลเป็นสำคัญ การแก้ปัญหานี้คือควรจะทำ OKRs แบบค่อยเป็นค่อยไป ตามความพร้อมขององค์กร ในปีแรกหรือครั้งแรกๆควรจะเริ่มที่ OKRs องค์กรและกำหนดผู้รับผิดชอบร่วมกันในเบื้องต้นก่อน เพื่อให้มีเป้าหมายร่วมกันในการทำงานและฝึกใช้วิธีการ เครื่องมือต่างๆของระบบ OKRs ขับเคลื่อนเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จในภาพใหญ่ก่อน หลังจากนั้นแล้วค่อยขยับไปกำหนด OKRs ในระดับของหน่วยงานและระดับบุคคลต่อไป เมื่อเรามีความเข้าใจและความพร้อมในการดำเนินการที่เพียงพอ อีกประการสำคัญคือไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดตายตัวว่าทุกแผนกจำเป็นต้องมี OKRs ในทุกไตรมาสเพราะบางครั้งตามสถานการณ์แล้วเรายังไม่มีเป้าหมายใหม่ๆที่ท้าทายในไตรมาสหรือช่วงเวลานั้นๆ ดังนั้นการกำหนด OKRs ควรดูได้จากสถานการณ์ว่าช่วงเวลานั้นมีเรื่องสำคัญที่ต้องกำหนดเป็น OKRs หรือไม่ หากไม่มีก็ไม่เป็นไรเพราะถ้าเราบังคับให้มี OKRs ทุกไตรมาสสุดท้ายเราก็จะได้ OKRs งานประจำแบบทั่วๆไปเหมือนที่ผ่านมา 6. กำหนด OKRs เสร็จแล้วไง ถ้าพนักงาน ไม่เอาด้วย ไม่ Action ปัญหาใหญ่ของระบบ OKRs คือเมื่อมีการกำหนด OKRs แล้วพนักงานส่วนใหญ่ไม่โฟกัสทุ่มเทที่จะทำให้ OKRs ประสบความสำเร็จ และยิ่งเรามีเงื่อนไขที่ไม่ได้นำ OKRs ไปจ่ายผลตอบแทนด้วยแล้ว พนักงานอาจไม่เกิดแรงจูงใจในการทำงานนั้นๆให้บรรลุเป้าหมาย สาเหตุสำคัญที่เป็นเช่นนั้นเพราะว่าหลายๆองค์กรเข้าใจว่าระบบ OKRs มีดีแค่การกำหนดเป้าหมายเพื่อวัดผลเท่านั้น แต่ไม่เข้าใจแท้จริงว่าจุดแข็งของระบบ OKRs วิธีการวิธีการขับเคลื่อนความสำเร็จที่ชัดเจนให้บรรลุเป้าหมายนั้นๆต่างหาก วิธีการสำคัญคือเราต้องสร้างทัศนคติความเข้าใจในระบบตั้งแต่แรกเริ่ม สร้างการมีส่วนร่วมในเป้าหมายร่วมกันอย่างถูกต้องมีประสิทธิภาพและองค์กร ต้องศึกษาเรียนรู้เรื่องกระบวนการขับเคลื่อนคนให้ทำงานบรรลุเป้าหมายของระบบ OKRs ให้ถ่องแท้ เพื่อตอบโจทย์ให้ได้ว่าเหตุใดพนักงานจึงอยากจะทุ่มเททำให้สำเร็จทั้งๆที่ไม่เชื่อมโยงกับผลตอบแทนโดยตรง หัวใจสำคัญคือการสร้างการมีส่วนร่วมสร้างความเป็น Ownership และมีเครื่องมือในการ implement ระบบที่ดีที่ง่ายต่อการดำเนินการของบุคลากร และต้องเรียนรู้การใช้ CFR model ของระบบ OKRs อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งจริงจังในการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่สนับสนุนระบบ OKRs ควบคู่ไปพร้อมๆกัน 7. รู้แต่หลักการ แต่ Implement ให้ผลงานสำเร็จ ไม่เป็น สิ่งที่พบเห็นได้หลายองค์กรคือหลังจากกำหนด OKRs แล้วก็ไม่มีกระบวนการที่ชัดเจนในการขับเคลื่อนให้ประสบความสำเร็จหรือเรียกง่ายๆว่าเรารู้หลักการแต่ implement ระบบไม่เป็น ดังนั้นพอกำหนด OKRs แล้ว หลายองค์กรก็ปล่อยให้แต่ละแผนกแต่ละบุคคลทำงานตามสไตล์ของตัวเองแบบเดิมๆ ซึ่งความสำเร็จก็ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้รับผิดชอบแต่ละคนไป แนวทางในการแก้ไขคือต้องทำให้ทุกคนเข้าใจแก่นของระบบ OKRs ที่ชัดเจนครอบคลุมทั้งระบบก่อนที่จะดำเนินการ เพราะหัวใจของ OKRs มีทั้งการกำหนดเป้าหมายและวิธีการขับเคลื่อนเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จ และระบบ OKRs เน้นมากในการขับเคลื่อนคนให้บรรลุเป้าหมายดังนั้นองค์กรควรต้องให้ความสำคัญกับกระบวนการขับเคลื่อนคนให้มากๆ ว่าต้องทำอย่างไรใช้เครื่องมือไหน มีวิธีการขั้นตอนโดยละเอียดอย่างไร และต้องพัฒนาบุคลากรของเราให้สามารถใช้เครื่องเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จในการทำ OKRs นั้น คือการทำแผนและขั้นตอนการทำงานในรอบแต่ละไตรมาส หมายความว่าในแต่ละรอบไตรมาสนั้นองค์กรต้องรู้ว่าขั้นตอนตั้งแต่กำหนดเป้าหมาย, การทำแผนงาน, การขับเคลื่อนบุคลากรให้ประสบความสำเร็จตามแผนนั้น ต้องทำอะไรบ้าง เมื่อไหร่ และทำอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ หากทุกคนที่รับผิดชอบมีวิธีการที่ชัดเจนแล้วก็ให้ทุกคนดำเนินการตามแผนที่วางไว้และใช้เครื่องมือในการขับเคลื่อนคนตามที่ได้เรียนรู้และฝึกฝนมาเพื่อช่วยกันขับเคลื่อนให้โอเคองค์กรประสบความสำเร็จต่อไป ...... ทั้งหมดที่กล่าวมานั้นคือสรุปข้อผิดพลาดต่างๆที่องค์กรมักทำไม่ถูกต้องในการดำเนินการระบบ OKRs ดังนั้นหากเราสำรวจทบทวนข้อผิดพลาดต่างๆที่กล่าวมาแล้ว พบว่าองค์กรของเราผิดพลาดในส่วนใด ก็ขอให้นำแนวทางเหล่านี้ไปศึกษาเพิ่มเติมและนำไปปรับปรุงระบบ OKRs ขององค์กรเราให้มีประสิทธิภาพประสิทธิผลมากขึ้นเพื่อที่เราจะได้สามารถใช้ระบบนี้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรสูงสุดได้อย่างแท้จริง ต่อไป อ.ราเชนทร์ พันธุ์เวช       Date:  6/2/2563 16:51:36